Huishoudelijk reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE STICHTING DORPSCOMMISSIE DEN BURG.
Artikel 1: Algemeen
1.1 In elk voorkomend geval zijn steeds alle daarop betrekking hebbende artikelen uit de statuten en huishoudelijk reglement van kracht. In geval van tegenspraak staan de statuten boven het huishoudelijk reglement en staan eerder genoemde artikelen boven later genoemde.
1.2 In alle gevallen, waarin niet door de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement is voorzien, beslist het bestuur.
1.3 Het huishoudelijk reglement en de wijzigingen worden goedgekeurd door het bestuur bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Artikel 2: De Stichting
2.1 De Stichting is opgericht op 17 maart 2009 te Den Burg (Gemeente Texel) en draagt de naam “Stichting Dorpscommissie Den Burg”. Zij is voor onbepaalde tijd opgericht.
2.2 De Stichting stelt zich ten doel: Het behartigen van de belangen van de bewoners van het dorp Den Burg en omgeving (postcodegebied 1791) en de leefbaarheid van het dorp, alsmede het bevorderen van sociaal en cultureel werk in dorpsverband.
2.3 In het verlengde van haar doel ziet de Stichting c.q. de dorpscommissie als haar kerntaak het presenteren en bij de gemeente bespreekbaar maken van initiatieven van bewoners en het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college van burgemeester en wethouders en/of de Raad der gemeente Texel en andere organisaties en instanties, en/of op basis van de raadpleging van de inwoners van Den Burg (postcodegebied 1791).
2.4 De Stichting Dorpscommissie Den Burg is géén afzonderlijke bestuurlaag binnen het dorp, maar vormt een communicatiepunt met adviesrecht en –plicht tussen gemeente en burgers.
2.4 Het stichtingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december van elk jaar.
Artikel 3: Het Bestuur
3.1 Het bestuur van de Stichting kan tot elk oneven aantal worden uitgebreid tot een maximum van 11 leden.
3.2 Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris, penningmeester en vice-voorzitter.
3.3 De leden van het bestuur worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen na aftreden terstond tweemaal worden herbenoemd. Door het bestuur wordt een rooster van aftreden opgesteld.
3.4 In tussentijds ontstane vacatures zal door het bestuur, zo mogelijk terstond, worden voorzien. Art. 3 lid 3 van de statuten geldt voor alle tussentijdse benoemingen.
3.5 Voorzitter, secretaris, penningmeester en vice-voorzitter vormen gezamenlijk het dagelijks bestuur van de stichting. Het dagelijks bestuur is belast met al die bestuurstaken, die geen uitstel kunnen lijden.
Artikel 4: Voorbereidingsgroep
4.1 Het bestuur stelt een voorbereidingsgroep in voor de voorbereiding en uitwerking van onderwerpen en thema’s, zoals veiligheid, leefbaarheid, voorzieningen, ouderen, onderwijs, jeugd, etc. De voorbereidingsgroep adviseert het bestuur.
4.2 Afhankelijk van het te behandelen onderwerp bepaald het dagelijks bestuur, nadat zij de overige leden van het bestuur hebben gehoord, of zij geheel dan wel gedeeltelijk wenst deel uit te maken van de voorbereidingsgroep. Daarnaast zijn er vaste leden en kunnen er –afhankelijk van het onderwerp – door het bestuur gastleden worden uitgenodigd.
4.3 Binnen de voorbereidingsgroep kunnen commissies worden ingesteld, die zich op bepaalde onderwerpen richten. Aan elke in te stellen commissie wordt als “sponsor” een lid van het bestuur verbonden, die verslag aan het bestuur uitbrengt en ook de voortgang bewaakt. In overleg kan deze taak door de commissievoorzitter worden overgenomen.
Artikel 5: Geldmiddelen
5.1 De geldmiddelen van de Stichting kunnen o.a. bestaan uit: Een jaarlijks door de gemeente Texel vast te stellen subsidiebedrag, andere subsidies, schenkingen, donaties, erfstellingen, toevallige baten ,.e.d.
5.2 Voor de geldmiddelen van de Stichting wordt een bankrekening geopend.
Artikel 6: Vergaderingen
6.1 De voorzitter leidt de vergaderingen. Bij afwezigheid wordt deze taak door de vice-voorzitter overgenomen.
6.2 Een vergadering is geldig indien minstens de helft plus één van de bestuursleden aanwezig zijn.
6.3 Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per kwartaal volgens een vastgesteld jaarrooster en verder wanneer de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wenselijk vinden.
6.4 Indien een vergadering geen doorgang kan vinden wordt binnen veertien dagen een nieuwe vergadering uitgeschreven.
6.5 De vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn niet openbaar. Plenaire bestuursvergaderingen zijn openbaar, tenzij twee/derde van alle bestuursleden besluiten de vergadering voor besloten te verklaren.
Notulen van openbare bestuursvergaderingen zijn door derden opvraagbaar.
6.6 Openbare bestuursvergaderingen worden via persberichten in o.a. De Texelse Courant aangekondigd.
Artikel 7: De voorzitter
7.1 De voorzitter stelt samen met de secretaris, tenminste 7 dagen voor de bestuursvergadering, de agenda vast, alsmede het vergaderschema. Geeft leiding aan de vergaderingen en onderhoudt contacten met derden.
7.2 De voorzitter is bij elke officiële vertegenwoordiging van de Stichting de woordvoerder van het bestuur.
Artikel 8
De secretaris
7.1 De secretaris stelt samen met de voorzitter de agenda op en stuurt die, 7 dagen vóór de bestuursvergadering naar de leden.
7.2 De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de bestuursvergaderingen en van de overige bijeenkomsten wanneer dit wenselijk is. Eventueel kan voor openbare vergaderingen een (professionele) notulist worden ingeschakeld. De verslagen van de bestuursvergaderingen worden op de eerstvolgende vergadering, na goedkeuring, door voorzitter en secretaris ondertekend.
7.3 De secretaris voert de correspondentie namens het bestuur en ondertekent alle uitgaande stukken met een lid van het dagelijks bestuur.
7.4 De secretaris maakt over het afgelopen kalenderjaar een jaarverslag van de Stichting en wel vóór 1 april van het daaropvolgend jaar.
Artikel 8: De penningmeester
8.1 De penningmeester beheert de gelden van de Stichting en doet desgewenst verslag van de financiële positie van de Stichting tijdens de vergaderingen.
8.2 De penningmeester maakt aan het einde van een kalenderjaar, uiterlijk 1 april van het daaropvolgende jaar, een financieel verslag met als basis de balans en de staat van baten en lasten. Daarnaast werkt hij voor het nieuwe jaar een begroting uit.
8.3 De penningmeester draagt er zorg voor dat de balans en de staat van baten en lasten minimaal een week vóór de jaarvergadering door de kascontrolecommissie kan worden ingezien.
Artikel 9: Kascontrolecommissie
9.1 Het bestuur benoemt jaarlijks een kascontrolecommissie, bestaande uit 2 bewoners van het dorp Den Burg (postcodegebied 1791). Ieder jaar wordt een lid vervangen.
9.2 De commissie controleert de boeken en de bescheiden van de penningmeester over het afgelopen jaar en brengt bij het overleggen van de jaarstukken door de penningmeester aan het bestuur verslag uit.
Artikel 10: Overige bestuursleden
10.1 De taken van de overige bestuursleden worden in overleg vastgesteld. Dit kan in de vorm van benoeming van portefeuillehouders geschieden.
Artikel 11: Onkostenvergoedingen/declaraties/kantoorbehoeften
11.1 Bestuursleden of leden van de voorbereidingsgroep resp. commissies kunnen voor hun werkzaamheden géén vergoeding verlangen.
11.2 Ter vergoeding van onkosten van reizen, telefoon en dergelijke ten behoeve van de Stichting kunnen declaraties, respectievelijk nota’s ter vereffening bij de penningmeester worden aangeboden. Deze te verlenen onkostenvergoedingen, en de hoogte ervan, behoeven vooraf de goedkeuring van het dagelijks bestuur.
11.3 Voor de vergoeding van met de privé-auto verreden km’s wordt uitgegaan van het forfait, dat jaarlijks door de fiscus wordt vastgesteld.
11.4 Het dagelijks bestuur kan materialen, zoals kantoorbehoeften, aanschaffen die voor de uitvoering van de bestuurszaken nodig zijn tot een maximum van € 250,00 zonder toestemming van het bestuur. Aanschaf dient vooraf bij de penningmeester te worden gemeld.
Artikel 12: Betrokkenheid inwoners Den Burg (postcodegebied 1791)/ Andere dorpscommissies
12.1 Het bestuur streeft er naar de betrokkenheid van de inwoners van Den Burg (postcodegebied 1791) bij de eigen woon- en leefomgeving, m.a.w. bij het werk van de Stichting zoveel mogelijk te bevorderen door o.a.
- een jaarlijkse openbare vergadering voor het gehele postcodegebied 1791.
- te streven naar jaarlijks één openbare vergadering, die wijk- en/of buurtgericht is, samen met het eventuele bestuur van de buurtvereniging.
- tweemaal per jaar een informatieblad uit te geven, dat bij voorbeeld als bijsluiter bij de TC wordt gevoegd.
- benutting van de vaste mededelingenrubriek in de Texelse Courant en in de Helderse Courant.
- een eigen website te ontwikkelen. Dit met een link via de website van de gemeente Texel.
- regelmatig persberichten te verspreiden.
- de uitgave van een eigen dorpskrant voor Den Burg te bevorderen.
12.2 Het bestuur streeft er naar éénmaal per jaar een afstemming met de andere op Texel aanwezige dorpscommissies te hebben.
Artikel 13: Slotbepalingen
13.1 Het bestuur is belast met het toelichten en handhaven van de statuten en het huishoudelijk reglement
13.2 In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.
13.3 Aanpassingen van het reglement kunnen door het bestuur op basis van een normale meerderheid van stemmen worden doorgevoerd.
13.4 Het bestuur toetst éénmaal per jaar de inhoud van het reglement op validiteit.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de dorpscommissie Den Burg op 17 maart 2009.
Cees Hoogerheide - Voorzitter
Paul van Heerwaarden - Penningmeester
Rob van Damme - Secretaris